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AGENDA ET MESSAGERIE :
outils du travail collaboratif
RAPPEL SUR LA NOTION DE TRAVAIL COLLABORATIF
L'entreprise utilise une masse considérable d'informations dont le traitement s'établit comme suit :
• Traitement structuré : cas des bases de données à l'image des bases clients des logiciels de GRC. Concerne 20 à 30% de l'information dans l'entreprise.
• Traitement non structuré : cas des bases de documents ou d'informations relatives au management de projet (ex : planning des réunions). Cas de 70 à 80% de l'information dans l'entreprise.
L'agenda partagé
Grâce à un annuaire, à une messagerie et à des forums, il est déjà parfaitement possible de travailler en équipe. Mais on peut aller plus loin dans la structuration des relations électroniques.
Afin d'optimiser la coopération et d'éviter les dysfonctionnements, on peut mettre les emplois du temps des collaborateurs en réseau. C'est le rôle de l'agenda partagé.
Le principe du partage
Il existe beaucoup de freeware en ligne permettant de gérer un agenda personnel. Dans le cadre d'une utilisation professionnelle, l'installation en réseau d'un agenda ou son utilisation en ligne via des sites spécialisés permet à un collaborateur de communiquer aux autres collaborateurs des dates clés de son agenda personnel.
L'agenda partagé peut être de 2 types :
• Agenda des personnes
• Agenda des ressources : exemple : planning d'utilisation d'une salle de réunion, d'une salle de visioconférence
Ainsi on peut :
• créer et partager en temps réel ses rendez vous ou échéances particulières d'un projet. L'inscription d'une date dans l'agenda peut être notifiée automatiquement aux collaborateurs désignés via messagerie
• joindre aux dates partagées des documents qui leur sont liés, exemple : un rapport à lire en vue d'une réunion
• avoir une vue claire sur les disponibilités de ses collaborateurs : grâce à l'affichage simultané de plusieurs plannings
• choisir une plage horaire libre, puis envoyer un message collectif pour la réserver pour une rencontre, une réunion..
• organiser les droits d'accès dans le cadre de la consultation : un collaborateur peut ne pouvoir supprimer ou modifier le contenu d'un événement inscrit dans l'agenda partagé.
On retrouve par ailleurs toutes les fonctions traditionnelles de l'agenda électronique :
• Vue du planning par jour / par semaine / par mois / consolidation sur l'année
• Saisie d'évènements sur plusieurs dates
• Impression des plannings
• Verrouillage de plages horaires
• Notification automatiques / alarmes selon le degré d'urgence des évènements inscrits dans l'agenda
• Recherche générale d'évènements sur la période passée ou à venir
• Rattachement de notes de commentaires pour un événement inscrit dans l'agenda
• Paramétrage des horaires selon les horaires de l'entreprise
• Gestion des jours fériés
• Sauvegardes
• Etc...
Vue commentée d'un agenda partagé :
- Duplication (partage possible) vers les autres collaborateurs
- Vue sur une semaine
- Accès partagé à l'agenda de 2 collaborateurs
- Possibilité d'enrichir l'événement inscrit par des observations qualitatives
Les avantages du partage de l'agenda
LA MESSAGERIE
L'agenda partagé est souvent proposé avec un module de messagerie. Certains logiciels de messagerie (y compris ceux en ligne et non installés sur le réseau de l'entreprise) se fondent parfaitement à l'environnement de logiciels phares tel Outlook de la suite Office.
Le recours conjoint de l'agenda et de la messagerie est fréquent dans le cas de l'organisation d'une réunion :
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