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LA GESTION DU TEMPS
DU MANAGER
La mode est à la réduction des effectifs (« down sizing »), et le manager deviennent la seule ressource sur laquelle l'entreprise peut vraiment compter... mais elle en abuse. Le manager travaille donc de plus en plus longtemps, dans de plus en plus mauvaises conditions, court derrière le temps qui s'échappe, s'essouffle, perd son énergie et parfois sa santé.
LES VOLEURS DE TEMPS
Les managers citent beaucoup de causes à leur manque de temps, et les présentent comme étant souvent extérieures à eux mêmes :
Même si ces causes sont effectivement extérieures au manager lui même, comment expliquer que ces « voleurs de temps » aient pénétré leur univers de travail... Tous les managers, même s'ils exercent les mêmes responsabilités n'ont pas le même rythme de travail, c'est une question de personnalité.
Gérer son temps consiste à arbitrer entre les contraintes extérieures et le besoin d'autonomie dont à besoin le manager pour dépasser le simple stade de l' exécution des tâches pour véritablement gérer les processus de l'UC.
LOIS RELATIVES A LA GESTION DU TEMPS
Loi de Parkinson
« Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps », phénomène d'inflation du temps. Illustration : l'examen d'un dossier peut nécessiter 1 heure si cet examen a été confié dans l'urgence, cet examen peut aussi nécessiter tout un WE si le manager a le temps du WE pour le faire (il ne se concentre alors pas vraiment à cette tâche et se laisse distraire par les obligations familiales et le téléfoot du dimanche).
Pour contrer la loi de Parkinson : s'imposer des butées. Il faut contenir la tâche dans des limites temporelles réalistes : un début et une fin. Et attention aux fausses limites du genre « ça je peux le faire plus tard » / « ça c'est pour demain ».
Application : pour la prise de RDV on indique souvent une date, une heure de début et un lieu, il faut aussi indiquer un temps imparti. Selon la loi de Parkinson, l'entretien sera mené en fonction de ce temps imparti, à condition qu'il soit réaliste. Idem pour les réunions, il faut indiquer une durée aux participants. Cela vaut aussi pour la vie privée du manager, vie privée qui est capitale pour son efficacité dans l'UC, elle doit être protégée, les WE doivent être consacrés à soi et la famille, non au travail.
Loi de Pareto
20% de notre travail donne 80% de nos résultats. Avec donc un minimum d'investissement on obtient un bon résultat, voilà une bonne nouvelle pour le manager. Le revers est que si on veut atteindre les 100% il va falloir produire les 80% d'efforts manquants, situation propre au perfectionniste qui se consacre à fond à une fraction de son travail.
La loi de Pareto montre qu'avec une concentration maximale des moyens et des capacités intellectuelles du manager sur les bonnes questions (comment, pour qui...), l'objectif peut être atteint en grande partie.
Parallèle : un père de famille et son fils profitent d'avantage d'une partie de cartes d'un ¼ h, qu'un DVD Disney de 2h qu'ils regardent sans se parler...
La loi des cycles
Le travail est une succession de cycles : des tâches qui ont un début, un déroulement, une fin. Et que l'on travaille vite, mal, lentement, efficacement, à minuit il est minuit pour tout le monde.
Différentes attitudes face aux cycles :
Les handicapés
du début
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Ceux qui remettent toujours à plus tard. A l'image de l'étudiant qui n'est jamais ponctuel et qui traîne à commencer ce qu'on lui a commandé (une fiche mission de stage par ex, peut facilement nécessiter 3 semaines d'hésitation (ou de flemme)).
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Les handicapés du déroulement
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Commencent un cycle (une tâche) et se perdent à en entamer d'autres. Ou ceux qui ne connaissent pas précisément la nature du résultat à atteindre et appréhendent mal la fin de la tâche.
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Les handicapés
de la fin
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Les fignoleurs. Un perfectionniste peut même recommencer entièrement un cycle pour être sûr d'une meilleure qualité.
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Un cycle doit être bouclé. La recette est de bien visualiser le résultat final et la méthode pour atteindre le résultat. L'objectif stable du cycle (le résultat à atteindre) est l'élément stable du cycle.
Application : on dit à un individu « allez faire du café ». Machinalement il met en route la cafetière et est satisfait de son action. S'est il posé les bonnes question : quel café ? pour combien de personne ? pour quand et où ? Le manager a tendance à agir de même : agir sans réfléchir, tout de go, sans véritablement s'interroger sur le produit fini de l'action.
TECHNIQUES POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS
Définir l'urgence et l'importance des tâches
La planification
Pas de planification = bouchées doubles, heures supplémentaires, débordements.
Le manager doit planifier une tâche ou une mission. Il peut s'aider d'outils basiques comme le diagramme de Gantt (cf cours management de projet). Tout planning doit être flexible pour permettre des moments de perte ou de gain de temps. Il doit également visualiser les ressources, le coût réel des différentes étapes.
Dire non
Il faut former son patron. Ne pas dire sèchement NON mais OUI MAIS.. Trop de managers répondent immédiatement aux demandes de leur supérieur sans expliquer à celui ci qu'ils sont en fin de cycle d'une tâche. Dire « Oui, je peux vous voir mais dans une vingtaine de minutes » ouvre la porte à la négociation. C'est au supérieur de décider. S'il insiste c'est en toute connaissance de cause.
Règle de proximité : le manager ne doit jamais « fermer » la porte de son bureau. Toutefois il doit aussi savoir dire NON à ses collègues, ce qui peut s'avérer nettement plus difficile que de dire NON à son supérieur. En effet, le collaborateur sollicite sur le ton du bavardage et se montre moins dangereux que le supérieur, c'est pourtant un voleur de temps redoutable. Là aussi c'est le OUI MAIS qui s'impose ouvrant aussi à la négociation.
Il faut rester disponible pour le client, le respecter, mais aussi se faire respecter de lui. Mettre au point un système de répondeur ou un secrétariat fiable.
Déléguer
Savoir déléguer est un thème à lui seul que nous developperont le mois prochain.
Les méthodes de travail
Standardiser
Il faut trouver une manière unique de traiter les tâches à répétition : débuts de lettre identiques, marche à suivre pour la rédaction de rapports, création de documents qui conviendront au plus grand nombre.. La méthode permet un gain de temps puisque ce sont les tâches routinières sont par définition plus rapides que celle qui exigent expérience et réflexion.
L'E-Mail
• Ne l'ouvrir qu'une fois par jour, et prendre l'habitude de ne manipuler un papier ou un fichier-courrier qu'une fois (transmettre tout de suite, répondre, jeter ; pour les mél: répondre-tout-de-suite, retransmettre, jeter-vider-la-corbeille, classer, imprimer-classer) -
• Affectez des priorités en lisant (ou faites le faire par votre secrétaire) : annotez, transmettez...
• Economisez le temps de vos destinataires (inscrivez "inutile de répondre", "pour info", faites des résumés en tête des rapports,...)
• La bureautique offre beaucoup de possibilités pour les courriers standards
L'agenda
La planification étant reconnue comme l'une des méthodes de gestion du temps les plus efficaces, le rôle de l'agenda apparaît prépondérant. L'agenda ou le PDA est un allié indispensable pour maîtriser le temps.
L'agenda électronique (parfois accessible par les autres collaborateurs) sur le poste de travail offre aujourd'hui des fonctions standards telles que :
- Créer un événement : il suffit d'ouvrir un ou plusieurs agendas et de positionner un événement individuel, commun, ponctuel ou périodique. Cette visualisation permet aussi de consulter l'emploi du temps des personnes et leurs disponibilités.
- Chaque évènement peut être doté de nombreux critères de précision : informations générales et complémentaires, catégorie d'évènement, disponibilité, durée et surtout option de rappel de l'évènement pour être prévenu à l'approche d'un rendez-vous par exemple. Une fois saisi, un évènement apparaîtra de facto dans l'agenda des personnes ou des ressources concernées.
- Plusieurs modes d'affichage permettent d'adapter l'interface en fonction de ses besoins : liste, planning, affichage en plein écran, affichage groupé par date ou par période.
- Grâce aux différents modes d'affichage, les possibilités de tri et de recherches sont nombreuses : par catégorie d'évènement, par date, par nom d'agenda...
- Tous les plannings sont imprimables grâce à de puissantes fonctions d'impression.
- Toutes les données saisies dans l'agenda sont exportables au format CSV, XML et PDF pour les transferts vers un PDA.
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